Офис менеджер

Департамент АХО обеспечивает жизнеспособность компании. Сотрудники департамента отвечают за создание условий для эффективной работы всего коллектива (в том числе работающих удаленно), предусматривают рациональное использование материальных и технических ресурсов, также осуществляют контроль за состоянием помещений и устраняют все неполадки. Поэтому важно, чтобы ДЕПАРТАМЕНТ функционировал слаженно и задачи выполнялись вовремя.

• Тревел - поддержка сотрудников компании, бронирование гостиниц/ билетов.
• Курирование задач по тревелу, взаимодействие с поставщиками, с коллегами.
• Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, подрядчиками (поиск, подготовка ТЗ, согласование коммерческих условий, подготовка проектов договоров, контроль сроков и качества выполнения работ/оказания услуг, акты сверок, проверка счетов и контроль оплат).
• Общий контроль за состоянием офисных и складских помещений; 
• Заведение поставщиков, договоров и счетов на оплату в СЭД, контроль процесса согласования;
• Расчет, своевременная доплата и контроль возврата обеспечительного платежа во всех городах присутствия Общества (кроме СПб).
• Ведение документооборота административной службы в ЭДО.
• Участие во всех процессах компании.
• Взаимодействие с подразделениями компании.
• Ведение отчетности по офисным расходам.
• Контроль работы офис-менеджеров, завхоза и подрядных организаций.
• Выполнение поручений руководства.
• Базовое знание 1С (выставление счетов).

• На время отсутствия офис-менеджера встреча гостей, чай/кофе.

  В отсутствие административного менеджера:

• Подготовка, согласование и подписание договоров субаренды, государственная регистрация договоров аренды.
• Взаимодействие с арендодателями во всех городах присутствия Общества по вопросам содержания мест общего пользования, платной парковки, согласования доступа и дополнительных услуг и другим вопросам.

• Ответственность, самоорганизация, стрессоустойчивость.
• Уметь работать оперативно, планировать рабочий день в условиях многозадачности.
• Умение работать с большим объемом информации разного характера.
• Уверенный пользователь MS Office, Word, Excel, 1С.
• Грамотная устная и письменная речь.